Accueil des invités (check-in)

Objectif

La rubrique Check-in d'un événement sert à l'accueil le jour J : vous marquez chaque invité présent à son arrivée, en scannant son code d'entrée ou en le cherchant par son nom. Les compteurs en haut de page indiquent les Présents, les Attendus (confirmés et accompagnants) et les invités Sans réponse. Chaque invité qui a confirmé sa venue trouve son code d'entrée personnel sur sa page de réponse, à présenter sur son téléphone ou imprimé ; le QR imprimé sur les cartons d'invitation est reconnu aussi. Pour laisser quelqu'un d'autre tenir la porte, créez un lien d'accueil.

Étapes

1. Ouvrez votre événement, puis la rubrique Check-in, idéalement sur le téléphone qui servira à l'accueil.
2. Quand un invité arrive, cliquez sur Scanner un code et visez son code QR : il est marqué présent dès que le code est lu.
3. Sans code, tapez son nom ou son prénom dans la recherche, puis cliquez sur Présent à côté de son nom. L'heure d'arrivée s'affiche sous son nom.
4. En cas d'erreur, cliquez sur Annuler à côté de l'invité pour retirer son arrivée.
5. Vous pouvez aussi scanner le code avec l'appareil photo du téléphone : il ouvre la page Invité scanné, qui affiche l'invité, son groupe, sa réponse et ses accompagnants. Cliquez sur Marquer présent ; Voir la liste d'accueil ramène à la liste complète.
6. Pour confier l'accueil à un proche, au traiteur ou à un agent d'accueil, cliquez sur Créer un lien d'accueil en bas de la rubrique, puis envoyez-lui le lien (Copier le lien) ou faites-lui scanner le QR affiché. Il ouvre la page d'accueil depuis son téléphone, sans compte, et peut chercher, scanner et marquer présents les invités ; plusieurs personnes peuvent l'utiliser en même temps. Nouveau lien en crée un autre et coupe l'ancien ; Désactiver coupe l'accès.
7. Après l'événement, l'heure d'arrivée de chaque invité figure dans l'export CSV de la liste d'invités (menu ⋮ de la rubrique Invités).

Questions fréquentes

Le bouton Scanner un code n'apparaît pas, ou la caméra ne s'ouvre pas. Le bouton est proposé sur tout appareil qui a une caméra, ordinateur compris, quel que soit le navigateur. S'il manque, l'appareil n'a pas de caméra ; si elle ne s'ouvre pas, autorisez son accès dans les réglages du navigateur. En attendant, utilisez la recherche par nom, ou scannez le code avec l'appareil photo du téléphone pour ouvrir la page de l'invité.

Quelqu'un d'autre peut-il tenir l'accueil ? Oui, avec un lien d'accueil (étape 6) : pas besoin de compte ni de lui donner accès à votre espace. En revanche, le code d'entrée d'un invité scanné avec l'appareil photo n'ouvre la page Invité scanné que depuis le compte qui gère l'événement : la personne à l'accueil scanne depuis la page du lien d'accueil.

Que voit la personne qui a le lien d'accueil ? Seulement le nom de l'événement et, pour chaque invité attendu, son nom, son groupe, sa réponse, ses accompagnants et son heure d'arrivée — jamais ses coordonnées ni vos notes. Le lien reste valable jusqu'au lendemain de l'événement (une semaine s'il n'a pas de date) ; ensuite, ou dès que vous le désactivez, il n'ouvre plus rien.

Le QR des cartons d'invitation marche-t-il à l'entrée ? Oui : le QR imprimé sur les cartons mène à la page de réponse de l'invité, et le scanner de l'accueil le reconnaît comme son code d'entrée.

Un invité avait décliné mais il est venu. Les absents ne figurent pas dans la liste d'accueil et ne peuvent pas être pointés. Notez d'abord sa nouvelle réponse depuis la rubrique Invités, puis marquez-le présent.

Un invité n'a jamais répondu mais il est là. Il figure dans la liste, avec le statut En attente : vous pouvez le marquer présent directement.

Existe-t-il une liste papier de secours ? Oui : l'export PDF du plan de table contient une Liste alphabétique (accueil) à imprimer.